小型企业如何做每日结算
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要点
- 每日结算就是逐一按付款方式，比较 POS 记录的收入和您实际能点算到的金额。
- 早上点清备用金，晚上比较现金之前先把它扣除。
- 按面额点算现金，并用各自的结算报告核对刷卡、QR 和电子钱包的总额。
- 没有经过收银台的款项——外卖平台结款、零用现金、付给供应商的钱——要记录为调整项，而不是差额。
- 小额差额是正常的。重复出现、而且方向相同的差额，才是需要调查的信号。
每日结算——也叫打烊结账、日结或对账——是告诉您当天销售是否真实的十分钟。无论您经营精品店、美发院、杂货店还是咖啡摊，流程都一样：比较系统说您应该有多少和您实际有多少，找出差别的原因，然后记录下来。每天做，错误还容易追查；拖上一个星期，小差距就会变成谜团。
您需要准备什么
- 当天 POS 按付款方式分类的销售总额。
- 钱箱，以及一段可以安静点算的时间。
- 刷卡终端、QR 服务商或电子钱包当天的结算或交易摘要。
- 当天从钱箱取出现金的单据——零用现金、付给供应商的款项、换零钱。
第 1 步：清楚您的备用金
备用金是每天开始营业时放进钱箱、用来找零的现金。每天早上都点清并记录，即使它每天都应该是同样的金额。结算时，备用金不是收入：在和销售额比较之前把它从点算金额中扣除，否则钱箱永远会刚好多出备用金那么多。
第 2 步：按面额点算现金
分别点算每种纸币和硬币——RM 100、RM 50、RM 20、RM 10、RM 5、RM 1 纸币以及硬币——再相乘加总。按面额点算比整堆点算慢，但准确得多；总数不对时，您只需重点一叠，而不必从头再来。如果有两个人，让第二个人独立再点一次。
第 3 步：核对其他每一种付款方式
现金是最容易短少的，但不是唯一会出错的。对于每种非现金方式——刷卡、DuitNow QR、电子钱包、网上转账——把 POS 总额和服务商自己当天的记录相比较。差异通常来自：付款记录在错误的付款方式下（QR 付款被输入成现金）、收了款却没有输入 POS，或者顾客离开后交易在服务商那边失败了。
这就是为什么 POS 必须分别记录每种付款方式。如果全部记成一个总数，现金短少和 QR 付款输错就会互相抵消、彼此掩盖。
第 4 步：记录没有经过收银台的款项
有些钱的进出并不对应 POS 里的销售：外卖平台的结款、付给上门供应商的现金、发给员工的小费、买日用品的零用现金。把每一笔都记录为调整项——收入或支出，并附上备注——而不是让它变成无法解释的差额。这样差额才有意义：记录好调整项之后，剩下的差距才真的是差距。
第 5 步：算出差额
现金的差额是：点算到的现金，减去备用金，减去 POS 预期的现金销售额，再根据任何现金存入或取出作调整。其他每种付款方式的差额是服务商的总额减去 POS 的总额。正差额表示比预期多；负差额表示比预期少。
第 6 步：判断差额的含义
在现金交易繁忙的一天，几令吉的差额是正常的——找错一两次零钱而已。重要的是规律：
- 随机的小差额，有多有少，是一般的人为错误。
- 重复出现的短少，方向相同，或者总是出现在同一位员工当班时，就需要调查。
- 差额刚好等于某一笔销售的金额，通常表示有一笔销售被输入了两次、作废了却没有退回现金，或者根本没有输入。
- 现金多出、QR 少了同样的金额，几乎一定是付款记录在错误的付款方式下。
每一笔找到原因的差额都写上备注，找不到原因的也要写。正是这些备注，让下个月的规律变得看得见。
第 7 步：结束当天，之后不要悄悄修改
数字记录好之后，就结束当天，让它不能被随意更改。如果之后发现错误，重新开启当天应该只有老板才能操作，这样记录才值得信任。
让结算更轻松的习惯
- 每个人使用自己的 POS 账号，让每笔销售和退款都有名字。
- 每天的备用金保持相同金额。
- 退款和作废在发生当下就输入 POS，绝不在晚上凭记忆补录。
- 在所有人下班前完成结算，而不是第二天早上。
FivePOS 适合在哪里
FivePOS 有一个围绕这个流程设计的「每日结算」页面。开始结算时，系统会从订单中取出当天每种付款方式的总额。您输入备用金，用面额表点算现金并自动填入现金一栏，输入其他付款方式的点算总额，并记录调整项，例如外卖平台结款和支出。页面会显示每种付款方式的差额，可以先保存为草稿，结束当天即正式定案；如果之后发现错误，老板可以重新开启已结束的一天。每位员工用自己的账号登录，销售都有对应的人。另请参阅马来西亚如何选择 POS 系统。
常见问题
什么是每日结算？
每日结算是每天把 POS 记录的销售，与您实际能点算或核实的现金和付款逐一按付款方式比较，并记录任何差额的例行程序。也叫打烊结账、日结或对账。
备用金要算进现金点算里吗？
要点算，但在和当天现金销售额比较之前先把它扣除。备用金是找零用的钱，不是收入，不扣除的话钱箱会刚好多出备用金的金额。
现金差额多少算可以接受？
没有固定数字，因为这取决于您经手多少现金。随机的小差额是正常的。重复出现、方向相同或总在同样班次出现的短少，才是需要调查的信号。