马来西亚小型企业如何选择 POS 系统
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要点
- 从您实际的销售方式出发——柜台、预约、桌边点单还是市集摆摊——而不是从功能清单出发。
- 问清楚断网时会怎样。一个断网就无法销售的 POS，在繁忙的柜台前就是负担。
- 计算三年的总成本，包括硬件、维护合约和额外员工账号。
- 确认您可以导出销售和顾客数据。如果无法离开，您其实没有真正在选择。
- 付费前先用自己的商品试用。值得选择的供应商都会允许您这样做。
POS（销售点）系统是小型企业营业时每个小时都会用到的软件。选错了，每天都会感受到：结账慢、库存数字没人相信、结算总额总是对不上钱箱。本指南是一份给马来西亚老板的清单——无论您经营的是精品店、迷你市场、美发院、补习中心、面包店还是摊位——适用于第一次选购 POS，或者要替换一个已经不合用的系统。
1. 从您的销售方式出发，而不是从功能清单出发
每份 POS 宣传册都列着差不多的四十项功能。真正区分合适与不合适的，是系统是否贴合您实际收钱的方式。在看任何供应商之前，先写下以下哪些情况符合您的生意：
- 柜台销售——顾客挑选商品后在收银台付款。零售店、杂货店、面包店、药房。
- 预约——顾客预约时段，服务完成后付款。美发院、水疗、理发店、补习、维修店。
- 付款后再准备的订单——需要把订单送到厨房或工作间的队列。咖啡馆、食物摊位、印刷店。
- 自助点单——顾客在桌边或排队时用自己的手机下单。
- 离开固定柜台销售——市集、快闪店、活动、外送。
大多数生意同时属于其中两三种。兼卖零售产品的美发院，需要把预约和商品目录放在同一张收据上。设有外带窗口的咖啡馆，需要柜台销售加上备餐队列。任何把您主要销售方式当成附带功能的系统，都可以直接排除。
2. 想清楚您真正需要什么硬件
传统 POS 以终端机的形式出现：专用屏幕、收据打印机和钱箱，通常连同安装一起打包出售。云端 POS 则在网页浏览器或应用程序中运行，用的是您可能已经拥有的平板、手机或笔记本电脑。两者都可以连接收据打印机和钱箱。
要问的不是哪个更好，而是您在为什么付钱。如果供应商要求使用他们自己的终端机，问清楚坏了怎么办、更换要多久、换到别的设备上软件还能不能用。如果系统能在普通平板上运行，那么任何电器店买得到的备用设备就是您的后备。更详细的计算请看云端 POS 与 POS 终端机：算清真实成本。
3. 问清楚断网时会怎样
这个问题能分辨出为真实柜台而设计的系统和只为演示而设计的系统。夜市的流动数据不稳定，商场 Wi-Fi 会断，光纤也可能毫无预警地断一个早上。直接问供应商：
- 完全没有网络时，我还能继续接单吗？
- 这些订单存在哪里？网络恢复后会自动同步吗？
- 离线时系统哪些部分会停止运作？（有些一定会——刷卡和在线付款需要网络。）
- 要使用离线模式，我是否必须事先登录？
能清楚说明限制的回答是好迹象。“永远都能用”不算回答。断网时您的 POS 会怎样解释了离线销售在底层是如何运作的。
4. 确认它支持顾客的付款方式
马来西亚顾客会用现金、借记卡和信用卡、DuitNow QR、电子钱包和网上银行付款，而夜市与精品店的付款组合差别很大。有两件事值得分开确认。第一，POS 能否分别记录每种付款方式，让结算报表告诉您现金、刷卡和 QR 各收了多少，而不是一个笼统的总数。第二，它能否自己收款——通过支付网关、发给顾客的付款链接，或者银行提供的刷卡终端——以及每种方式每笔交易的费用。交易手续费由银行或支付网关收取，而不是 POS，所以要和软件价格分开比较。
5. 如果您卖商品，仔细看库存功能
对于零售、杂货以及任何有货架的生意，库存管理往往是让系统物有所值的功能。最低应该接受的标准：
- 商品有 SKU 或条形码，并且查找功能可配合外接条码扫描器使用。
- 每次销售自动扣减库存。
- 每件商品可单独设置低库存水平，在缺货前发出提醒。
- 供应商和采购单，让您可以按照订购内容收货。
- 能显示哪些商品卖不动的报表，而不只是哪些卖得好。
开始使用前不需要把整个商品目录输入完毕。请看小商店的库存管理，无需全面盘点。
6. 您真的会去看的报表
老板们很少缺数据，缺的是一份在漫长一天结束时读得完的简短报表。确认系统无需自定义报表就能给出每日摘要——销售额、付款方式、最畅销和最滞销的商品——并且支持每日结算，把点算的现金和系统预期的金额相比较。如何做每日结算说明了这个流程应该是什么样子。另外也要确认您考虑的方案报表能查多久以前的记录；有些方案会限制日期范围。
7. 员工、权限和语言
只要收银台不只是您一个人在用，就需要分开的登录账号，让每笔销售都对应到具体的人，并设置权限，让收银员不能删除订单或更改价格。问清楚员工账号怎么收费——按每人每月计费很常见，累积起来不少。在马来西亚的团队里，界面语言也很重要：员工可以用英文、马来文或中文操作的系统，能消除每天都在发生的错误。
8. 您的数据，以及能否离开
销售记录和顾客名单属于您的生意。在承诺之前，确认可以把销售、商品和顾客导出到电子表格，并阅读合约中的最短期限和取消费用。问清楚顾客数据存放在哪里、如何保护；马来西亚企业对所收集的顾客资料负有《2010 年个人资料保护法令》（PDPA）下的义务。如果您已经在电子表格或旧系统里保存了销售记录，问问能否导入，这样报表就不必从零开始。
9. 付费前先用您自己的生意试一试
销售员主持的演示只会展示系统最好的一面。请要一个可以独自使用的免费方案或试用，加入十件您真实的商品或服务，模拟一个上午的销售、一次退款和一次结算。那一个小时学到的，会比任何比较表都多。
可以发给任何供应商的问题清单
- 三年的总成本是多少，包括硬件、维护和员工账号？
- 没有网络时我能继续销售吗？哪些功能会停止？
- 我可以记录哪些付款方式？系统可以直接收哪些款项？
- 我能导出所有销售、商品和顾客数据，并导入旧的销售记录吗？
- 有最短合约期或取消费用吗？
- 付费前，我能在自己的设备上用自己的商品试用吗？
FivePOS 适合在哪里
FivePOS 是在马来西亚开发的云端 POS，服务各类小型企业——零售、杂货、服务业、健康美容、教育以及餐饮。它在您已有的平板、手机或笔记本电脑的浏览器中运行，离线时仍可接单，并提供英文、马来文和中文界面。免费方案 RM 0，无需信用卡；付费方案每月 RM 29.90 起。坦白说它不做什么：不支持用手机摄像头扫描条形码（请使用 USB 或蓝牙扫描器），也不会生成完整的资产负债表。多间分店属于 Enterprise 方案。您可以开设免费账户，用自己的商品试一试。
常见问题
在马来西亚，POS 系统要多少钱？
从免费的云端方案，到连同安装和维护合约的终端机套装要数千令吉不等。请比较三年的总成本——硬件、软件、维护和员工账号——而不只是月费。刷卡和电子钱包的交易手续费由银行或支付网关收取，应该分开比较。
我需要 POS 终端机吗？还是平板就够了？
对大多数小型企业来说，平板或手机就够了，只要 POS 软件能在上面运行，并且在需要时支持收据打印机和钱箱。当供应商的软件必须使用专用终端，或者您的柜台交易量非常大、需要更耐用的设备时，专用终端机才比较合理。
小商店的 POS 最重要的功能是什么？
这取决于您的销售方式，但有两项几乎通用：断网时必须能继续销售，并且必须提供每日结算，把点算的现金和系统预期的金额相比较。对卖商品的生意来说，其次是自动计算库存。