小商店的库存管理，无需全面盘点
经营生意 · 更新于 · 阅读约 5 分钟
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要点
- 开始时不需要全面盘点。先从卖得最多的商品开始，其余的在卖出时再加入。
- 给每件商品一个 SKU 或条形码，让收银时每次都用同样的方式找到它。
- 根据补货到货需要多久，为每件商品设置低库存水平，而不是全部用同一个数字。
- 按照采购单收货，让库存按实际到货的数量增加。
- 每周点算一小批商品，而不是一年点算一次全部，并留意哪些商品卖不动。
大多数小商店都知道库存管理会有帮助，却一直拖着，因为第一步看起来像是要停业一天，把每个货架上的每件商品都点一遍。其实不必这样开始。本指南写给零售店、杂货店、迷你市场、药房以及兼卖产品的美发院老板，帮助您在不必花一个周末盘点的情况下，得到可以信任的库存数字。
为什么库存管理物有所值
库存问题会从两个方向让您亏钱。缺货，您就失去这笔销售，有时还失去这位顾客。进了卖不动的货，您的现金就放在货架上。没有记录，两者都看不见：空着的挂钩和摆满滞销品的货架，看起来都只是商店的日常。管理库存能让两者及早显现，让您来得及应对。
第 1 步：从最重要的商品开始
几乎每间商店里，都是相对少数的商品占了大部分销售额。就从那里开始。第一天就把最畅销的商品连同目前数量加入 POS，其他商品在第一次卖出时再加入。几个星期之内，商品目录就会涵盖真正在流动的商品，而仍然没有加入的，按定义就是卖不动的库存——这本身就是有用的信息。
第 2 步：给每件商品一个编码
靠滚动清单来找的商品，偶尔就会被结成错误的商品，悄悄地同时弄乱库存数字和价格。给每件商品一个 SKU，有厂商条形码的就用厂商条形码。USB 或蓝牙条码扫描器价格不贵，在 POS 里的输入方式就跟键盘一样。对于没有条形码的商品——散装货、您自家的产品——就编一个简短的内部编码，并保持一致。
第 3 步：让销售自动扣减库存
商品有了数量之后，每次销售都应该自动扣减，而退款应该把它加回去——除非退回的商品无法再卖，那就不应该加回。让库存数字保持准确的规则很简单：库存只能通过有记录的事件改变——销售、退款、收到的送货，或者附带原因（例如“损坏”或“过期”）的调整。不要因为数字看起来不对就直接覆盖；记录一笔调整，留下追查的线索。
第 4 步：设置符合实际的低库存水平
低库存提醒只有在您还来得及补货时发出才有用。为每件商品分别设置，依据两个问题：一般一个星期卖多少？送货要多久才到？如果一个星期卖大约十件，供应商要一个星期送到，设在十五件左右就留有余地。所有商品用同一个门槛，对慢销品来说太早，对畅销品来说太迟。
第 5 步：通过采购单订货和收货
采购单记录了您向供应商订了什么、价格多少。送货到时，按照采购单收货：点算到货数量，并记录实际收到的数量。库存按您收到的数量增加，而不是按您订购的数量增加，任何短缺在付款之前就能看到。长期下来，同样的记录会告诉您每个供应商上次收了多少钱，以及他们送货有多可靠。
第 6 步：少量多次地点算
不必一年盘点一次，而是每周点算一小批商品——一个货架、一个类别，或者价值最高的十件商品。这叫做循环盘点。把点算结果和系统比较，对任何差异记录一笔调整，知道原因的话也写下来。经常短少的商品是在提醒您一些事：偷窃、损坏，或者销售时被结成了错误的商品。
如果您已经在电子表格里保存了库存数量，可能不必重新输入。把盘点表导入 POS，就能一步设定好起始数量。
第 7 步：看看哪些卖不动
畅销榜总是最受关注，但能释放现金的是相反的报表：60 或 90 天内都没有卖出的商品。对每一件，决定是打折、搭配销售、能退的话退回供应商，还是干脆不再补货。每月检查一次。
常见错误
- 用一个笼统的“杂项”按钮结账，导致任何商品的数量都不会改变。
- 通过直接修改数量来加入送货，而不是按采购单收货。
- 所有商品使用同一个低库存水平。
- 一年盘点一次全部，中间什么都不点。
- 员工共用一个账号，导致调整无法追溯到具体的人。
FivePOS 适合在哪里
FivePOS 的商品目录带有 SKU 和条形码字段，可配合 USB 和蓝牙扫描器使用；不支持用手机摄像头扫描。销售会自动扣减库存，退款时可以选择把商品放回库存，或者在无法再卖时不放回；每件商品都有自己的低库存门槛，并有低库存视图，调整会记录为库存变动。供应商和采购单支持按实际到货数量收货，还可以拍下供应商发票或送货单，或者上传订货表，来自动填写采购单明细。盘点表可以导入。在 Pro 方案中，AI 业务洞察会用浅白的语言告诉您哪些是滞销品、该补什么货。请看适合零售店和迷你市场的 POS 系统，或者免费开始。
常见问题
使用 POS 管理库存之前，需要先全面盘点吗？
不需要。先从最畅销的商品和它们目前的数量开始，其他商品在第一次卖出时再加入。全面盘点可以之后再做，或者用每周点算一小批商品来代替。
低库存水平要怎么设置？
根据送货到达所需的时间内您会卖出多少，再加上一些余量来设定。一件每周卖十件、供应商要一周才送到的商品，需要高于十的水平，而不是和每月只卖一件的商品用同一个水平。
什么是循环盘点？
定期点算一小批商品——例如每周一个货架或一个类别——而不是一年点算一次整间店。它能更早发现错误，而且从不需要停业来盘点。